Microsoft zmienia zasady dla nielicencjonowanych kont OneDrive. Firmy muszą sprawdzić, które dane warto zachować, bo po określonym czasie dostęp może zostać ograniczony, a pliki usunięte.
OneDrive przez lata był traktowany w wielu firmach jak wygodne archiwum „na wszelki wypadek”. Pracownik odchodził, licencja Microsoft 365 była odbierana, ale jego pliki często zostawały w chmurze bez większej kontroli. Microsoft chce z tym skończyć i wprowadza bardziej uporządkowany cykl życia dla nielicencjonowanych kont OneDrive.
Zmiana jest szczególnie ważna dla administratorów IT, działów compliance i firm, które mają dużo rotacji pracowników. Samo odebranie licencji nie oznacza już, że dane będą bez końca dostępne w tle.
Co zmienia się w OneDrive?
Nowe zasady dotyczą kont OneDrive, które nie mają już aktywnej licencji Microsoft 365. Może chodzić na przykład o sytuację, w której pracownik odszedł z firmy, konto zostało wyłączone albo licencja została przypisana komuś innemu, ale dane w OneDrive nadal pozostały w organizacji.
Microsoft wprowadza dla takich kont konkretny harmonogram. Po 60 dniach od utraty licencji konto może zostać przełączone w tryb tylko do odczytu. Po 93 dniach dane trafiają do archiwum albo rozpoczyna się proces ich usuwania. Po 12 miesiącach nieopłaconego przechowywania pliki mogą zostać trwale skasowane.
To oznacza, że OneDrive przestaje być „cichym magazynem” dla danych po byłych pracownikach. Jeśli organizacja nie sprawdzi tych kont odpowiednio wcześnie, może utracić dostęp do ważnych dokumentów, projektów, umów czy plików roboczych.
Warto też pamiętać o kosztach. Archiwalne konta OneDrive mogą wymagać dodatkowego rozliczania, a ponowna aktywacja danych może wiązać się z opłatą. Dla małych firm będzie to raczej kwestia porządku w administracji. Dla większych organizacji, które mają setki nieaktywnych kont, może to jednak oznaczać realne koszty i spore ryzyko organizacyjne.
Co powinny zrobić firmy?
Najważniejsze jest sprawdzenie, ile nielicencjonowanych kont OneDrive istnieje w organizacji. Administratorzy mogą zrobić to w centrum administracyjnym SharePoint, korzystając z raportów dotyczących kont OneDrive. Taki raport pozwala ocenić, które konta zajmują przestrzeń, kiedy były aktywne i czy zawierają dane wymagające zachowania.
Następnie trzeba zdecydować, co zrobić z danymi. Część kont można usunąć, jeśli nie są już potrzebne. W innych przypadkach lepszym rozwiązaniem będzie przypisanie licencji, przeniesienie ważnych plików do SharePointa albo skorzystanie z archiwizacji Microsoft 365. Najgorszym scenariuszem jest brak decyzji, bo wtedy o losie danych zaczyna decydować automatyczny cykl życia usługi.
Firmy powinny też uporządkować proces offboardingu pracowników. Odebranie licencji nie powinno być ostatnim krokiem. Warto wcześniej sprawdzić zawartość OneDrive, przekazać potrzebne pliki menedżerowi lub zespołowi, a dopiero potem zamknąć konto. Dzięki temu dane firmowe nie zostaną przypadkowo zamrożone, zarchiwizowane albo usunięte.
Zmiana w OneDrive nie jest rewolucją dla zwykłego użytkownika, ale dla administratorów Microsoft 365 to wyraźny sygnał: chmura też wymaga sprzątania. Pliki pozostawione bez właściciela, licencji i planu retencji mogą z czasem stać się nie tylko problemem technicznym, ale również finansowym i prawnym.
Źródło: ms365news
